Максим emercomer Дранко (maksimdranko) wrote,
Максим emercomer Дранко
maksimdranko

Как провести ретроспективу с помощью Trello: выводы из первого опыта виртуальной фасилитации

Провёл первую в жизни виртуальную фасилитацию.  Самому понравилось. Продолжу исследование возможностей Trello для фасилитатора и вас прошу делиться советами по виртуальной фасилитации.

В этом посте итоги использования Trello и небольшой обзор функционала.




Если решите заглянуть в сервис до прочтений поста, то сделайте переход в Trello по этой рекомендательной ссылке. Вам регистрация и так будет бесплатна, а я получу приятный бонус — о нем в конце поста. 🙂



Команда фестиваля семейного образования «Я живу — я учусь» собралась для проведения ретроспективы (что такое ретроспектива — смотрим книга издательства Дмитрия Лазарева на «Озоне»). Хотели оглянуться, чтобы извлечь из опыта организации и проведения первого фестиваля  пользу для будущих мероприятий.

Посмотреть на фестиваль глазами фотографа можно на сайте проекта.

Минутный ролик.



Попытка собраться в оффлайне провалилась. Состыковать календари 5 организаторов и мам — тяжёлая задача. Предложил перенести встречу в Сеть. А тут как раз коллега показал Trello в контексте управления командой. Возникла шальная мысль провести эксперимент. Заказчики поддержали эту рискованную затею.

Инструменты для работы:


  1. сервис для визуализации Trello (быстрый тур на английском)

  2. Скайп для голосового чата

  3. фасилитатор — я.

Ниже описал шаги работы и выводы с точки зрения ведущего процесса.




  1. Сбор команды.


2016-07-06_11-23-58


В сервисе весьма удобно набрать команду — нужно указать адреса электронной почты участников. Ссылка в автоматическом письме приведет сразу на доску, можно начинать работу.

Второй вариант: можно указать ссылку и каждый увидит открытую доску. В сервисе три варианта представления: закрытая личная доска, командная — видна участникам и публичная — видна всем.

Покажу на примере открытой доски для учета читаемых книг. Вот ссылка для присоединения к доске.

2016-07-06_11-25-19


Третий вариант: открыть доску для всех. Также на примере — можете посмотреть и подписаться на обновления о книгах.


2. Подготовка и погружение в процесс.

Сервис интуитивно понятен и прост. Вводная доска объясняет базовый принципы, всё остальное осваивается  процессе.

Для задач ретроспективы нам хватило ликбеза за 10 минут: кратко о роли фасилитатора, прошли по ссылке в Trello, показал участникам принципы заполнения списков, в скайпе объяснил саму структуру процесса. Шли последовательностью «получилось хорошо\можно улучшить — решения в будущее» по основным процессам работы команды фестиваля.

Как это выглядело в Trello:

2016-07-05_22-37-32


Договорились с командой и выделили три блока: подготовка, проведение фестиваля и работа после. Внутри каждого этапа выделили значимые фокусы внимания — это сделали сами организаторы фестиваля. Моя задача как фасилитатора — зафиксировать и задавать вопрос «Что еще важно рассмотреть?» в паузы.

Команда заполняла карточки по направлениям в списке «Хорошо» — я дублировал карточку в список «Улучшить». Очередность сохраняли почти без изменений.

Выводы из подготовительного этапа:


  • сервис позволяет быстро стартовать;

  • объяснение о роли фасилитатора — обязательная часть;

  • введение правил коммуникации и их контроль — обязательно как и при очной фасилитации;

  • для организационных вопросов — отдельный список;

  • четко проговаривать инструкцию для первого этапа (об этом в следующем этапе).


3. Работа по блокам.

Вся фасилитация заняла три встречи с перерывом между встречами по 2-3 дня. Первая встреча касалась подготовки фестиваля и заняла  почти 2 часа. Делали один перерыв на 15 минут для чая-кофе. Больше часа работать в таком формате тяжело.

Выводы: некоторое время впустую потратили на заполнение карточек в режиме встречи. Позже перенесли заполнение в самостоятельную работу между встречами. Так появились домашние задания. На живых встречах по скайпу обсуждали карточки и при необходимости дополняли, отвечали на вопросы.

В оффлайн фасилитациях роль фасилитатора тяжело удерживать, если ты эксперт в вопросе. В данной работе я был участником фестиваля. Риск увлечься содержанием в ущерб структуре также был высок. По самоощущению удалось удерживаться в роли.

Выводы из работы:


  • нужно наблюдать за вовлеченностью участников — просить высказать «молчунов»;

  • некоторые дебаты не нужно прерывать — сделай паузу и возможно люди сами решат вопрос;

  • при затягивании обсуждения — паркуй вопрос в специальный список «Парковка». Со временем участники сами начинают это делать, не дожидаясь помощи фасилитатора.

  • при принятии решений сразу — указывай сроки и ответственного. В остальных случаях — оставляем сроки\ответственных до блока «Решения». В сервисе можно указать ответственного и сроки.


2016-07-06_05-05-09


  • в список «Улучшить» некоторые участники вместо описания проблемы писали сразу решения и рекомендации по устранению — для понимания исходной посылки приходилось вытаскивать суть «граблей», это отнимало время. Инструкцию по заполнению лучше рассказывать несколько раз и с примерами. контролировать первые этапы пристальней — это сэкономит время дальше.

Вторая и третья встреча проходили на порядок динамичней. Сами участники уже понимали суть шагов и бодро продвигались по спискам. Мне оставалось отслеживать активность и эпизодически возвращать к теме встречи.


4. Ретро про ретро

Логичный блок для первого опыта. Два простых вопроса участникам: «Что было круто в нашей работе?» и «Что улучшить?».

2016-06-28_11-03-48

Итоги ретро про ретро:

Хорошо:


  • Очень круто, что можно структурировано и содержательно в рамках заданной темы провести обсуждение. Не блаблабла))

  • Максимально полезно, возможность взглянуть на свою работу с другой стороны.

  • Мне понравилось, что все было последовательно, что отдельно обсуждали все моменты подготовки, затем проговорили улучшения, и вывели решения. То же самое по проведению Феста. Благодаря этому ничего не затерялось. И еще очень хорошо было то, что были перерывы между сессиями, и можно было обдумать сказанное, какие-то новые идеи в голову приходили. В общем, такой подход позволяет систематизировать работу, чего, на мой взгляд, нам не хватало при организации Феста. По крайней мере мне в моей работе)) Надеюсь, принятые решения позволят очень детально проработать следующую подготовку и проведение, без стрессов, цейтнотов и паники. И с наилучшим результатом. Так что, спасибо, Максим!

  • Мне очень понравилось! Уже через несколько месяцев мы бы и половины не вспомнили

Улучшить:


  • Меньше отвлекаться на смежные темы.

  • Не уходить в сторону, да) а все остальное было супер!

  • и меньше повторять написанное)



Общий итог: сервис Trello позволяет проводить распределенную ретроспективу для сплоченных команд. Дебютный переход из офлайн фасилитации в виртуальную можно считать успешным. Продолжу изучать сервис под различные задачи и вам рекомендую. Дмитрий Литвак с моей подачи шикарно визуализировал свою TIME систему . тронулся! =)



Крутые возможности, которые не использовали при проведении ретроспективы


  • Чек-лист: позволяет пройтись по шагам процесса, не упустив важного. Можно применять для будущих проектов, например для сбора оборудования. Или составить задачи при работе с книгой.

2016-07-06_05-20-01


  • Улучшение Elegantt встроит диаграмму Гантта в виде приложения Хром и упростит представление проекта

2016-07-06_05-18-19


  • Вложения фотографий процесса сразу с планшета\телефона позволяет вести фотопротокол меророприятий. Например, вот так выглядит доска-конспект внутренней конференции в Контуре.

2016-07-06_05-27-32

И да, про бонус.

Сервис даёт основной функционал бесплатно. За плату — дополнительные расширенные возможности. За приглашение людей в сервис- статус Trello Gold. Он позволяет загружать вложения больше 10 мегабайт (до 250), выбирать из бОльшего набора фонов для доски, сохранять поисковые запросы.

Приглашения делаются через именную ссылку — моя вот: trello.com/emercomer/recommend 🙂


2016-07-06_05-25-05



Понравилась статья? Ею можно поделиться.



Хотите получать записки в почту — с недавних пор есть подписка на рассылку.



Tags: личный опыт, фасилитаторское
Subscribe
  • Post a new comment

    Error

    default userpic

    Your reply will be screened

    Your IP address will be recorded 

    When you submit the form an invisible reCAPTCHA check will be performed.
    You must follow the Privacy Policy and Google Terms of use.
  • 0 comments